Digi-Pinjan päivän vinkki: Hyödynnä Outlookin sääntöjä inboxin hallinnassa!
💡Postilaatikko täyttyy helposti sekalaisesta setistä meilejä, ja niiden purkaminen saa helposti pään pyörälle. Outlookin automaatioiden avulla voit ohjata haluamasi meilit suoraan tarkoituksenmukaisiin kansioihin.
Seuraa näitä ohjeita, niin saat sähköpostisi järjestykseen ja säästät aikaa:
1️⃣ Luo kansiot eri viestityypeille
🔹Esimerkiksi ”Uutiskirjeet”, ”Viikkoraportit” ja ”Esimiehen viestit”.
🔹Tämä auttaa pitämään eri viestityypit erillään ja helposti löydettävissä.
2️⃣ Ota käyttöön säännöt
🔹Avaa asetukset. Ne ovat uudessa Outlookissa desktop-versiossa oikeassa yläkulmassa rattaan takana.
🔹Valitse vasemma laidan valikosta “Sähköposti” ja sitten alavalikosta “Säännöt”.
🔹Klikkaa plussasta “Lisää uusi sääntö”.
3️⃣ Määritä säännöt
🔹Anna säännölle nimi.
🔹Lisää ehto. Ehdon perusteella Outlook tunnistaa ne viestit, joihin sääntöä sovelletaan. Ehto voi olla esimerkiksi lähettäjän sähköpostiosoite. Ehtoja voi olla enemmän kuin yksi.
🔹Määritä toiminto. Tässä esimerkissä halutaan siirtää ehtojen mukaiset meilit valittuun kansioon. Toimintoja on paljon muitakin!
4️⃣ Testaa ja hienosäädä
🔹Kun säännöt on määritelty, seuraa niiden toimivuutta.
🔹Voit muokata sääntöjä jälkikäteen tai ottaa ne pois päältä.
Automaatioiden avulla saat ohjattua sähköpostiliikennettä suoraan oikeaan järjestykseen, eikä inbox tukkeudu kaikenmaailman uutiskirjeistä.
Miltä vaikuttaa, otatko Outlookin säännöt testiin?
